среда, 1 марта 2017 г.

Управление задачами

Всем привет.



В последнее время, количество задач, которые мне приходится держать в голове неуклонно растет. В связи с чем, я вынужден искать все более продвинутые "инструменты" для управления валящимися на меня тасками. В процессе поиска, я приобрел некий опыт, который и хочу изложить в этом посте. 
У читателя, возможно, возникнет вопрос - "А нафига оно надо?". Резонный вопрос. Наверное, его всегда стоит себе задавать. Каждый должен ответить на него сам, и вот мой ответ. Во-первых, как уже писал, количесвто задач увеличивается с каждой неделей. Более того, если раньше мне нужно было помнить только свои задачи, то теперь мне нужно ещё знать и контролировать то, что я доверил своим коллегам. Во-вторых, есть мнение, что мозг нужно освободобжать от ненужной информации. Запись всякого на какой-либо носитель - один из способов это сделать.

Пройдемся по тем "инструментам", которые я использовал и использую.

Бумажки. Аналоговый мир 

 


Когда задач было мало, а трава зеленей, это был довольно неплохой способ вести дела. Я пользовал цветные бумажки. Цвет означал тип задач - Личные или Рабочие. Сначала, я просто писал задачи на листочки и вычеркивал те, которые сделал. Затем, я решил, что надо планировать. Поэтому я писал себе листочки на каждый день. Каждый новый день я был вынужден переписывать старые задачи на новые листочки, в итоге количесвто бумажек стало расти и я решил перейти с аналога на цифру. Тем более, нужно было везде таскать эти бумажки, что не очень удобно.

Google Tasks. Знакомтсво с цифровой эрой

 

Довольно простой сервис, который позволяет создавать листы, в которые можно писать задачи и отмечать выполненные. Я создал по листу на каждый день недели и один лист с целями на год. Это было подсмотренно в книге Тайм-менеджмент для системных администраторов. Единственная книга, которую я осилил по этой теме. Если я не успевал что-то сделать за сегодня, то я просто переносил задачи на следующий лист. Был ещё один лист, с задачами на неделю. В него я помещал то, что мне нужно было сделать на следующей неделе. Если, скажем, в понедельник я узнавал, что в следующий понедельник мне нужно что-то сделать, я кидал задачу в лист ThisWeek. В воскресенье, на кануне следующей недели, я снова раскидывал задачи по листам. Такая система довольно долго работала, пока я не захотел чего-то большего и свежего. Ну и работа по перекладыванию задач из одного листа на другой занимала довольно много времени.

Во-первых, захотелось теги. Во-вторых, было бы удобно добавлять задачи, которые повторялись бы день ото дня и их не надо было бы переносить. И тут меня понесло.

Remember the milk. Поиск себя.



Этот сервис дал мне много всякого. Я просто создавал задачи, проставлял там когда нужно её сделать, вешал теги и пихал её в нужный лист. Так же можно было проставлять повторения, оставлять комменты, составлять смарт-листы исходя из названий задач... В общем на много больше фишек, чем мог предоставить мне GoogleTasks.

Но были и отрицательные моменты. Не самый удобный интерфейс усложнял работу с задачами, иногда чтобы перенести задачу, скажем, нужно было пройти сложный путь через менюшки. Но все это мелочи... мне хотелось создавать под-под-задачи в под-задачах к моим задачам. А это уже стоило денег. $40 в год. К тому же, RTM странно обращался с повторяемыми задачами. Он плодил их на каждый день, что приводило к тому, что при поиске задачи Walking, например, которая у меня на каждый день, я находил огромное количесвто этих самых Walking'ов ...

Попользовав RTM, я определил для себя список того, что я хочу.
  1. Иметь легкий доступ к задачам
  2. Устанавливать повторяемость
  3. Использовать теги
  4. Использовать разные листы (Личные, Работа...) 
  5. Писать комменты под задачами
  6. Подзадачи!
  7. Иметь возможность назначать разные подзадачи на разные дни 
  8. Нотификация опционально
  9. Приятный дизайн
Я вновь возобновил поиски...

Ticktick. Прекрасный, но чуть глючненький и лукавый


Псевдоподзадачи во всей красе...
Этот сервис меня очень порадовал. За бесплатно в нем было все, что мне нужно и это было прекрасно, пока я не заметил некоторые особенности. Во-первых, он подглючивал и это бесило. Иногда задачи задваивались. Например, я перенес задачу с понедельника на вторник на рабочем компьютере, а дома мог обнаружить, что задач теперь две - в понедельник и во вторник. Иногда задачи вообще пропадали. Не часто, но бывало.

А лукавый Ticktick, потому что подзадач в нем, по сути и нет. Это скорее чеклист, в который можно перевести описание под той или иной задачей. Назначать какие-либо подзадачи из этого чеклиста на дни нельзя. И это печально. Я даже оставил фидбек разработчикам, но мне сказали, что данную фичу они реализовывать не планируют. Зато все остальное есть и дизайн приятный.

Todoist. Там где я сейчас. 

 

Псевдотег...
Сервис, который везде где только может намекает тебе на то, что ты должен платить. Тегов нет, нотификации нет, коментов нет, дизайн приложения так себе на мой вкус. Зато есть подзадачи и они прекрасны. А ещё прекрасней, что есть под-под-задачи. И все это можно раскидывать по разным дням. Казалось бы, счастье пришло. Но пришлось мирится с отсутсвием тегов и коментов.

Проблему тегов я более или мене обошел созданием множества вложенных проектов, а вот насчет комментов пока даже и не знаю. С одной стороны, вроде и не особо надо, можно где-то и в другом месте вести заметки. А с другой стороны, удобно было бы. Да и теги хотелось бы, я привык использовать тег Assign to, когда кому-то доверяю задачу. Довольно удобно. Здесь же я просто добавляю Assign to к задаче и потом такие задачи можно найт простым поиском. Не так удобно, но в целом работает.

Пока что я на Todoist'е. Нашел код на бесплатный трехмесячный Pro аккаунт. Стараюсь не пользоваться pro-фичами, посмотрим на сколько меня хватит.

Как жить дальше...

Возможно, стоит попробовать Toodledo и Asana. Но я уже и так слишком много времени потратил на поиск того, чем я буду экономить время. Первый я пытался начать пользовать, но интерфейс достаточно неинтуитивен и я забросил попытку. Второй - скорее инструмент для проектной деятельности, а не для индивидуального ведения дел. Слишком монструозен. Боюсь, что время на ведение дел превысит время съэкономленное.

Подумываю ещё перейти на ведение ежедневника. Есть много методик, но ни одна мне не нравится. Все они какие-то "хипстерские" чтоли... взять хотя бы BulletJournal. Такое чувство, что ведение задач в этой технике только ради ведения задач. Это должно отнимать уйму времени, что как-то неправильно...

Ниже сравнительная таблица всех инструментов, что я использовал и моё мнение по их функционалу.


Бумажки GTasks RTM TickTick Todoist
Легий доступ - + + + +
Повторяемость - - + + +
Теги + - + + -
Листы + + + + +
Описание + + + + -
Подзадачи + + - - +
Даты на подзадачи - - - - +
Нотификация - + + + -
Дизайн - - - + +

2 комментария: